Krok po kroku/ Step by step

 

1. Aktywnie szukasz informacji o Uczelni, do której chciałbyś aplikować, a także o programie zajęć dostępnym dla studentów Programu ERASMUS+. Najlepszym źródłem tych informacji są strony internetowe w wykazie uczelni partnerskich.

2. Sporządzasz wniosek wyjazdowy studenta, zdobywasz podpisy Dziekana oraz Koordynatora Wydziałowego i w wyznaczonym terminie dostarczasz go do Koordynatora Programu Erasmus+ w Twojej Jednostce.

3. Biuro Erasmus+ wysyła Twoją oficjalną nominację do uczelni partnerskiej.

4. Czekasz na informację mailową od Uczelni Partnerskiej dotyczącą dalszych kroków związanych z Twoją procedurą aplikacyjną.

5. Wypełniasz procedurę aplikacyjną.

Jak najszybciej wysyłasz do uczelni partnerskiej:

• FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY (APPLICATION FORM)*;

• LEARNING AGREEMENT*;

• WNIOSEK O ZAKWATEROWANIE**

• INNE WYMAGANE PRZEZ UCZELNIĘ PARTNERSKĄ DOKUMENTY*

*(procedura aplikacyjna może się różnić w zależności od uczelni do której aplikujesz, dokładnie przeczytaj instrukcję postępowania i wypełnij procedurę wymaganą przez Uczelnię Parnerską)

**Studenci sami poszukują zakwaterowania na czas trwania pobytu za granicą (w akademikach – przy pomocy Biur Obsługi Studentów uczelni partnerskich, bądź prywatnie – biura pośrednictwa mieszkań, własne kontakty). Większość uczelni ma nieprzekraczalne terminy nadsyłania ww. dokumentów – sprawdź je na stronach internetowych uczelni partnerskich.

6. Sporządzasz (z pomocą Koordynatora KierunkuLearning Agreement before the mobility (Porozumienie o Programie Zajęć), uzyskujesz na nim wszystkie potrzebne podpisy – twój, Koordynatora Kierunku, Dziekana, Biura Erasmus+, Uczelni Partnerskiej (wymagane przedstawienie 3 oryginalnych egzemplarzy LA).

7. Rozpoczynasz procedurę wizową potrzebną w kraju Twojego pobytu (jeśli potrzebujesz wizę). Biuro Erasmus+ na potrzeby uzyskania wizy wystawi Ci dokument potwierdzający, że zostałeś zarekrutowany na wyjazd w ramach programu Erasmus+ i otrzymasz grant na swój pobyt.

8. Dostarczasz do Biura Erasmus+ kopię ubezpieczenia zdrowotnego i od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków obowiązującego w kraju Twojej mobilności, na cały jej okres. Na około 2-3 tygodnie przed wyjazdem możesz zgłosić się do Działu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą po zaświadczenie do NFZ. Uzyskujesz Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (szczegóły na: www.ekuz.nfz.gov.pl), której kopię pozostawiasz w naszym Biurze. Potrzebne jest również dodatkowe ubezpieczenie NNW (od następstw nieszczęśliwych wypadków) obowiązujące w kraju docelowym przez cały okres mobilności.

Dostarczasz nam także Oświadczenie dot. formy wypłaty stypendium (oświadczenia z numerem konta wpisanym bez zachowania stosownych przerw nie będą przyjmowane), Oświadczenie dot. pokrycia dodatkowych kosztów, Oświadczenie o ukończeniu poprzedniego semestru oraz Oświadczenie o poprzednich wyjazdach.

9. Jeśli w czasie mobilności w ramach Programu Erasmus+ będziesz studentem roku w trakcie, którego będziesz pisać pracę zaliczeniową (licencjacką, inżynierską, magisterską) przed podpisaniem umowy będziesz musiał dostarczyć do biura również zgodę Twojego promotora na wyjazd (w formie mailowej lub papierowej).

10. Jeśli pobierasz stypendium socjalne masz prawo do starania się o grant wyższy o około 200 euro!  Aby otrzymać prawo do wyjazdu ze zwiększonym stypendium będzie potrzebna kopia Twojej aktualnej Decyzji o przyznaniu stypendium socjalnego.

11. Podpisujesz Umowę z Uniwersytetem Opolskim – na około 2-3 tygodnie przed wyjazdem. Zgłaszasz się do Działu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami. Podpisanie umowy jest warunkiem wyjazdu na studia w ramach Programu Erasmus+ oraz otrzymania stypendium. Najlepiej potwierdzić godzinę i dzień przybycia w celu podpisania umowy telefonicznie – dzięki temu Twoja sprawa zostanie załatwiona sprawniej i bez zbędnego oczekiwania.

12. Po podpisaniu umowy Działu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą zleci wypłatę twojej pierwszej raty grantu. Biuro Erasmus+ nada Ci również licencję na wsparcie językowe, czyli dostęp do platformy OLS. Przed wyjazdem jesteś zobowiązany do wypełnienia pierwszego testu językowego na platformie (zaproszenie do platformy wraz z hasłem i loginem otrzymasz na swój adres e-mailowy).

Zasady prowadzenia studiów krótkoterminowych w Uniwersytecie Opolskim

1. Po przyjeździe do uczelni partnerskiej zgłaszasz się do ich Biura Erasmus+/ International Relations Office i meldujesz swoje przybycie. Tam uzyskasz najważniejsze informacje dotyczące Twoje pobytu.
2.W ciągu 4-5 tygodni zgłaszasz ewentualne ZMIANY w LEARNING AGREEMENT During the mobility (LA) – do swojego Koordynatora Kierunku, który musi je zaakceptować. Dokument musi być również zaakceptowany przez Dziekana oraz nasze biuro. Gdy podpiszemy dokument odeślemy Ci jego skan.
 
3. Podpisujesz się na swoim Learning Agreement During the mobility, zdobywasz również podpis Uczelni Partnerskiej i przesyłasz nam skan dokumentu.
 
4. W trakcie mobilności na swoim koncie z w sysytemie USOSweb, w sekcji “przyznane wyjazdy” uzupełniasz przedmioty, które ostatecznie realizujesz na mobilności, gdyż po powrocie rozliczysz się właśnie w tym systemie. Po zaliczeniu wszystkich przedmiotów na mobilności prześlesz skan transkryptu do Twojego Koordynatora Wydziałowego a następnie sam wpiszesz zdobyte przez siebie oceny do USOSweb. Koordynator na podstawie skanu transkryptu zaakceptuje twoje oceny w systemie.
 
5. Przed powrotem do kraju uzyskujesz:
TRANSCRIPT OF RECORDS (WYKAZ ZALICZEŃ) –  oryginał tego dokumentu dostarczysz do naszego biura.
CONFIRMATION OF STAY– zaświadczenie od kiedy do kiedy studiowałeś w uczelni partnerskiej (daty powinny być zgodne z datami na Twojej Umowie z Uniwersytetem Opolskim!). Proponujemy udanie się w tej sprawie do International Relations Office w uczelni zagranicznej, dokument ten również musi być dostarczony do naszego biura w oryginale.
 

1. W ciągu 60 dni od powrotu (jednak nie później niż do dnia 10 września danego roku) zgłaszasz się do Działu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą dostarczasz:

CONFIRMATION Of STAY w oryginale;

TRANSCRIPT OF RECORDS w oryginale

2. W ciągu 30 dni od powrotu wypełniasz:

ANKIETĘ STUDENTA – wypełniasz ją on-line (login oraz hasło do ankiety – otrzymasz od nas e-mailem)

DRUGI TEST JĘZYKOWY na platformie OLS (test wypełniasz on-line)

2. Kopię transkryptu przesyłasz do swojego Koordynatora Kierunku i Dziekanatu i rozliczasz się w systemie USOSweb wpisując uzyskane na mobilności oceny; uzupełniasz ewentualne różnice programowe.

3. Koordynator Kierunku zatwierdza w systemie USOSweb twoje oceny i twoja mobilność zostaje zamknięta.

Wszystkie ww. dokumenty i aplikacje znajdziesz na naszej stronie. Informacje ogólne na temat Programu ERASMUS+ dostępne są na stronie Narodowej Agencji.

  1. Actively search for information about a University you would like to apply to, and also look for its courses and activities’ schedule which are available for Erasmus+ students. The best source to do this are websites of the Partner Universities.
  2. Prepare an application form, gain the Dean’s and Erasmus+ Coordinator’s signs and then submit it to Erasmus+ Coordinator IN YOUR DEPARTMENT. Of course, FOLLOW THE DEADLINES.
  3. The Erasmus+ office will send an official nomination for your stay to a Partner University you have chosen.
  4. Wait for an e-mail from the Partner University concerning further steps of your application.
  5. Follow all the required application procedures.

As soon as possible, send the documents to the Partner University. They are as follows:

APPLICATION FORM *

LEARNING AGREEMENT*

APPLICATION FOR HOUSING**

OTHER DOCUMENTS REQUIRED BY THE PARTNER UNIVERSITY*

*(the application procedures may vary depending on the university you apply to. Thus, you should carefully read all the instructions and complete the requirements given by the Partner University)

**Students arrange their accommodation during Erasmus mobility themselves (in dormitories – with the help of the Partner University’s Student Service Office, or on their own – letting agencies, other sources). Most of universities have strict deadlines regarding sending those documents – please, check them in advance on Partner University’s websites.

  1. Prepare (with the aid of your Program Coordinator) a Learning Agreement before the mobility. Gain all the required signatures on it – the Dean’s, your Program Coordinator’s, the Eramus+ Office’s, the Partner University’s and yours (3 original copies of the Learning Agreement should be provided).
  2. Start a visa application process (if needed). The Erasmus+ Office will prepare and give you an official document confirming your Erasmus+ recruitment that will allow you to obtain a visa. Later, you will also get a grant for your stay.
  3. Hand in a copy of your health insurance and accident insurance required in the country of your stay to the Erasmus+ Office. 2-3 weeks before mobility you can report it to the Erasmus+ Office to obtain NFZ, if you are insured in the NFZ, (Narodowy Fundusz Zdrowia – National Health Fund) certificate. Thanks to this you will get the European Health Insurance Card (Polish: EKUZ – Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego). For more details, please visit ekuz.nfz. The copy of the insurance card should be also handed in to the Eramus+ Office, along with the accident insurance documents.

Accident insurance – NWW (Ubezpieczenie od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków)

Note: the accident insurance MUST BE VALID DURING YOUR WHOLE STAY!

Also, bring:

– the STATEMENT ABOUT THE FORM OF GRANT PAYMENT (IMPORTANT: fill in the declaration with your bank account number KEEPING THE GAPS BETWEEN THE NUMBERS, the declarations without the gaps will not be accepted)

-CO-FINANCING STATEMENT

-STATEMENT ABOUT THE COMPLETED PERIOD OF STUDIES

-STATEMENT ABOUT THE PREVIOUS MOBILITIES WITHIN THE FRAMEWORK OF ERASMUS+ PROGRAMME

  1. In case of a situation you write a thesis (Bachelor’s, Master’s or Engineering) during your Erasmus+ mobility, you have to obtain a sign of acceptance from your supervisor (e-mail or paper form).
  2. If you are a beneficiary of a social scholarship, you are allowed to apply for an extra grant of 200 Euros. To do so, you will need a copy of your social scholarship decision (VALID).
  3. You sign a contract with the Universty of Opole – approximately 2-3 weeks before the mobility. Go to the Erasmus+ Office with all the required Signing the contract is compulsory to take part in the Erasmus+ mobility and get a grant. We advise you to arrange the exact date IN ADVANCE, BY TELEPHONE. Thanks to that, signing the contract will be conducted easily, effectively and without extra waiting.
  4. After signing the contract in our office the first part of your grant will be registered to be paid to you. You will be also given a a licence for language support (the access to an OLS platform) by the Erasmus+ Office. Before the mobility you are obliged to fill in the first language test on the platform (an invitation to use the platform, along with your login and password to it will be sent to your e-mail address).

The rules of conducting short-term studies as the University of Opole

  1. After arriving at the Partner University come to its Erasmus+ Office/International Relations Office and report your arrival. You will be provided with the most important details of your stay there.
  2. Within 4-5 weeks report possible changes in Learning Agreement During the Mobility (LA) – to your Program Coordinator. They have to be accepted by your Program Coordinator. The document has to be approved as well by the Dean and our office (Erasmus+). Once we sign it, we will send its scan to you.
  3. Then, sign your Learning Agreement During the Mobility, gain the sign of the Partner University and send the scan of the document back to our office.
  4. During the mobility go to your USOS system, section: acknowledged mobilities (Polish: pryznane wyjazdy, English: MY STUDIES – STUDENT MOBILITY – MOBILITIES- ADMINISTER YOUR APPROVED MOBILITIES) and then fill it with the courses’ names you are finally going to attend at the Partner University. After your departure, your final grades and evaluation will be recorded in the USOS system. After passing the courses in the Partner University you will be supposed to send the scan of transcript of records to the Program Coordinator and then put the grades in the USOS system on your own. The Program Coordinator will later verify them on the basis of the scan and then accept them in the system.
  5. Before the departure you will be provided with:

-TRANSCRIPT OF RECORDS – its original version bring to our office (Eramsus+)

-CONFIRMATION OF STAY – IMPORTANT! the dates must comply with the dates on the contract signed with the University of Opole! We advise you to visit the International Relations Office in your Partner University, this document (original version) must be provided to our office (Erasmus+) later on.

 

  1. Within 60 days after coming back to the University of Opole (but no later than the 10th of September) come to the Erasmus+ office and provide:

-CONFIRMATION OF STAY (ORIGINAL VERSION)

-TRANSCRIPT OF RECORDS (ORIGINAL VERSION)

  1. Within 30 days from departure fill in:

-STUDENT QUESTIONNAIRE – do it on-line, the login and password details will be sent to you in a separate a-mail

-THE SECOND LANGUAGE TEST in the OLS platform (again, on-line)

  1. Please, send the copy of the transcript of records to your Program Coordinator and the Dean’s Office and put the grades obtained during the mobility in the USOS system. If they are any differences in study programmes, you have to fulfill them at the University of Opole.
  2. The Program Coordinator accepts your grades in the USOS system and the mobility is then officialy closed.

 

You can find all the documents and applications mentioned above on our website. General information about Erasmus+ Programme is available on the website of the National Agency (Narodowa Agencja)